Basis Werkplek Online

De Basis Werkplek Online is de naam van onze meest eenvoudige (en dus ook voordeligste) werkplek op afstand, met als enige maatwerk het instellen van een email account en ondersteuning (op afstand) voor het aansluiten van uw lokale printer(s).

De Basis Werkplek Online bestaat uit de volgende configuratie/ PC op afstand:
 
Besturingssysteem:                   Windows XP Professional SP3 (Nederlands of Engels).
Email programma:                     Outlook Express 6, geconfigureerd met een IMAP4 email account naar keuze.
Browser:                                    Internet Explorer 8 aangevuld met Mozilla Firefox (laatste ESR versie voor Windows XP).
Browserextentie:                       Adobe Flash voor Mozilla
PDF reader:                              Firefox kan PDF's weergeven, maar naar keuze kan ook Foxit Reader of Adobe Reader geïnstalleerd worden
PDF writer                                CutePDF printer
Microsoft Office readers           Word, Excel, Powerpoint, Visio en overige readers gratis op aanvraag.
Active Directory/Workgroup     De PC op afstand is toegevoegd aan een (shared) Microsoft Active Directory Domein dan wel aan een Workgroup.
Netwerk Security                      Kerberos Authenticatie (maakt deel uit van Active Directory) en/of verificatie op netwerkniveau, eventueel aangevuld met een 128 bits versleutelde Microsoft PPTP of L2TP VPN verbinding.
                                                 Dit laatste tegen geringe meerkosten. Voor deze Microsoft VPN oplossing(en) is geen aanschaf van een apart SSL certificaat vereist en ook geen (dure) Third Party VPN hard-/software of cliënt(s).
 
De online opslagruimte voor uw persoonlijke documenten zoals Office bestanden, foto's, muziekbestanden, filmpjes en dergelijke (in de map Mijn Documenten) plus de ruimte die een eventuele (.PST) back up van uw email bestanden (wat vrijwel nooit meer voorkomt aangezien men tegenwoordig vrijwel altijd een email dienst in de Cloud afneemt) is bij de Basis Werkplek Online (slechts) 10 Gigabyte, maar kan eventueel gratis uitgebreid worden met 5 Gb Online/Cloud opslag via Microsoft OneDrive (Microsoft account vereist), wat uiteraard beter samengaat met Windows dan bijv. een dienst als Dropbox.
 
Behoort u tot degenen die via een site als Gmail.com, Outlook.com of een andere Webmail oplossing uw e-mail verkeer afhandelt?
Wist u dat dit zeer onprofessioneel is en dat u daarmee zeer veel kostbare tijd verliest?

Hoewel tegenwoordig veel mensen hun email binnen krijgen op hun Smartphone, wat in het geval van het (snel) lezen en kort beantwoorden van email in ieder geval een betere oplossing is dan Webmail, is er voor de professionele afhandeling van email toch echt een full size toetsenbord en een groot (leesbaar en ergonomisch) scherm vereist. Hiervoor is een "echt" email programma (email client) vereist, ofwel een email Desktop applicatie. 
Op verzoek kunnen wij (gratis) één email account configureren in zo'n "echt" email programma als bijv. Outlook Express, maar bij voorkeur in de volledige/echte versie van Outlook (versie 2000 t/m 2019) waarbij de volgende email accounts worden ondersteund:

- IMAP4 (secure IMAP over SLL of TLS) email account:    Dit zijn e-mail adressen/accounts die over het algemeen gratis bij uw Webhosting pakket worden geleverd, maar een stuk minder professioneel zijn dan een Exchange email account.
- MAPI/ Exchange email account                                        Bij voorkeur een Microsoft Exchange Online account maar eventueel ook een account op een eigen/andere Exchange Server): De meest professionele (Microsoft) email oplossing die
                                                                                            er is, wereldwijd in gebruik bij de meeste grote bedrijven (email adres eindigend op eigen domein, dus bijv. uwnaam@uwbedrijfsdomein.nl).
- Microsoft Outlook email account                                       Bijv. een gratis Hotmail/Windows Live/Microsoft account): De meest populaire vorm van een Microsoft email account bij consumenten. Hoewel gratis zijn de mogelijkheden (op de niet
                                                                                            zelf te kiezen domeinnaam na) bijna net zo groot als bij een Exchange count.
- Gmail Business email account                                          Tegenhanger van Google voor Microsoft Exchange, maar met beperktere mogelijkheden dan de laatste.
- Gmail (gratis) consumenten email account                      Meest gebruikte gratis consumenten oplossing van Google, met name doordat Android toestellen (Smartphones bijv.) een dergelijke account vereisen. Beperkt in mogelijkheden in vergelijking met een gratis Microsoft email account.

Ouderwetse POP3 accounts worden om veiligheidsredenen en de omslachtige en inmiddels achterhaalde manier van back-uppen (.PST bestanden kopieëren) NIET ondersteund, maar wij kunnen u wel helpen met de migratie van uw POP3 email adressen naar een (veiliger) ondersteund type email account.
Voor gebruik en dus ook configuratie van een (reeds bestaande) Exchange email account/MAPI account is normaal gesproken het afnemen van een Microsoft Office pakket vereist (daar zit immers Outlook bij inbegrepen), maar als u gebruik maakt van onze actie met Outlook 2007 Only in combinatie met Open- of Libre Office dan hoeft u geen andere Microsoft Office producten bij ons af te nemen. Uiteraard heeft u wel een Microsoft account met bijbehorend (gratis) email adres of (betaald) Exchange Online abonnement nodig (dit laatste kost een paar euro per email adres per maand), want wij gaan ervan uit dat u geen eigen Exchange server heeft draaien.
Gewone IMAP email accounts (zonder versleuteling via poort 143 en 25) kunnen desgewenst ook door ons ingesteld worden, maar gezien het ontbreken van een beveiligde verbinding wordt dit niet door ons aangeraden.
Als de IMAP server slechts via een VPN verbinding (of op een lokaal netwerk waar anderen geen fysieke toegang toe hebben) benaderd kan worden dan is er wel weer sprake van versleuteling ofwel een "veilige omgeving".
Voor het tot stand brengen van de VPN verbinding zijn echter weer extra handelingen vereist.
 
In principe heeft u met een Basis Werkplek Online alles wat u nodig heeft om professioneel te kunnen werken in de Cloud vanaf iedere plaats op de wereld waar u een internetaansluiting heeft.

U kunt corresponderen met uw (zakelijke) contacten via email (met behulp van Outlook Express) en brieven typen (met Wordpad) ervan uitgaande dat uw Nederlands goed is en geen spellingchecker nodig heeft ;-).
Het openen van alle mogelijke documenten is geen probleem met de gratis geleverde (Microsoft) Readers, maar als u een MS Office document ook wilt bewerken zal dit wellicht niet mogelijk zijn (tenzij het een Word document is wat is opgeslagen als Rich Text Format, .rtf bestand, want dat kunt u wel openen en bewerken met Wordpad).
In overleg kunnen wij OpenOffice installeren, maar voor meer functionaliteit raden wij aan om toch een MS Office suite/pakket af te nemen (vanaf een klein bedrag extra per maand).


In principe is uw data geheel veilig bij ons in de Cloud (of in uw eigen Private Cloud), maar als u met enige regelmaat zelf een backup maakt van uw bestanden in de map Mijn Documenten naar bijv. de Microsoft Onedrive (of uw eigen backup media)  hoeft u zich helemaal geen zorgen meer te maken dat u ooit nog iets kwijtraakt, ook niet wanneer uw PC crasht en zelfs niet wanneer u besluit de overeenkomst met ons op te zeggen (in dat geval kunt u met uw eigen Microsoft account de OneDrive gewoon blijven benaderen en kunt u dus bij uw data).
Toegang tot uw (gratis) Onedrive is namelijk ook na beëindiging van de overeenkomst gegarandeerd (tenzij het een betaalde versie van de OneDrive betreft en in dat geval dient u voor blijvende toegang uiteraard de overeenkomst met Microsoft voort te zetten). 
Bij beëindiging van de overeenkomst dient u overigens wel over de gegevens van uw (onafhankelijke) email provider te beschikken en deze zelf opnieuw in te stellen op uw eigen PC of Smartphone om ook uw email te kunnen blijven bekijken.
Bij het instellen van uw e-mail op uw eigen Smartphone kunnen wij u ook behulpzaam zijn, mits uw email account een beveiligde verbinding ondersteund (dat geldt voor de meeste genoemde typen email accounts, maar zeker voor een Exchange Online email account).
Als uw Smartphone een (permanente) Microsoft VPN verbinding ondersteunt kunnen wij eventueel ook een IMAP email account daarop instellen (die dan beveiligd is middels de VPN tunnel).
 
De snelheid (performance) van de PC op afstand hangt met name af van de snelheid van de internetverbinding (dat is namelijk de bottleneck), maar is over het algemeen zeer goed te noemen.
Uit feedback van bestaande klanten blijkt dat zij de PC online vaak nog sneller vinden dan hun eigen lokale machine!
 
Er dient wel rekening mee te worden gehouden dat websites met streaming content (zoals Youtube of muziek luisteren via internet)  niet geschikt zijn om te bekijken/beluisteren op een online werkplek.
Dit gaat namelijk altijd schokkerig en zal nooit zo vloeiend zijn als op uw lokale machine/webbrowser.
Om deze reden bevelen wij aan om sites als Youtube, Netflix, Spotify en andere streaming video- en radio diensten niet te bekijken/beluisteren op uw Cloud machine, maar op uw lokale apparaat.
 
Uitbreiding opties Basis Werkplek Online:
 
- Een hogere versie van Microsoft Windows, zoals Windows Vista Business, Windows 7 Professional, Windows 8.1 Professional of Windows 10 Professional.
- Uitbreiding opslag naar meer dan 10 Gb of uitbreiding Onedrive opslag naar meer dan 5Gb..
- Een gedeelde map (Shared Folder) of Netwerk schijf (Network drive) voor het centraal delen van bestanden met uw collega's
- Microsoft Office installatie (verschillende versies mogelijk, van zeer eenvoudig tot zeer uitgebreid en vanaf Office 2000 tot en met Office 2019 of Office 365, maar deze laatste raden wij niet aan vanwege de hoogste maandelijkse kosten)
- Overige Software installaties, ofwel programma's/applicaties die in uw organisatie worden gebruikt en die voor uw bedrijfsvoering noodzakelijk zijn.
- Een dedicated AD Domain in plaats van een Shared AD Domein, ofwel uw eigen Active Directory
  
Bij het installeren van software/applicaties die momenteel in uw organisatie worden gebruikt dient u er rekening mee te houden dat voor sommige (client) software ook zogenaamde serversoftware vereist is (vaak in combinatie met Active Directory).
In vrijwel alle  gevallen kan deze serversoftware ook door ons worden geïnstalleerd op (dan wel gemigreerd naar) de Cloudomgeving, alleen zijn daar doorgaans wel redelijk hoge kosten aan verbonden.
Voorbeelden van dergelijke bedrijfssoftware zijn boekhoudpakketten, loonadministratiepakketten en CRM pakketten zoals Exact, Afas, Unit 4, Account View etc..
Bij migratie van dergelijke pakketten zullen de initiële kosten weliswaar hoog zijn, maar de maandelijkse kosten zullen vervolgens wel (een stuk lager) zijn dan de Online/Cloud varianten die tegenwoordig zelf door de leveranciers van dergelijke pakketten (bijv. Exact Online) aangeboden worden.

Deze "online/cloud" tarieven zijn overigens soms zo extreem hoog dat het ook lonend kan zijn over te gaan op een totaal ander pakket, zoals bijv. de bedrijfsadministratie software van PAP, wat veel goedkoper is qua aanschaf en zeer zeker niet onderdoet voor bijv. Exact, Unit 4 en dergelijke.
Voorwaarde is uiteraard wel dat uw boekhouder/accountant overweg moet kunnen met dit alternatieve pakket .
Zo niet dan wordt het wellicht tijd ook uw boekhouder te migreren/vervangen voor een boekhouder die wel kan werken met een alternatief/nieuw pakket! ;-).
Wat het technische (systeem) beheer van de alternatieve pakketten betreft hebben wij in ieder geval de kennis in huis om deze vlekkeloos te laten draaien op uw server in de Cloud.
 
Java, Flash, alsook Microsoft Silverlight worden niet door ons (waarvan sommigen inmiddels ook niet door de bedrijven zelf) ondersteund en aangeraden vanwege mogelijke performance en security issues.
Desondanks zit Flash toch in het basispakket, omdat veel websites dat nu eenmaal vereisen (overigens is de verwachting dat meeste websites Flash uiteindelijk ook zullen faseren ten gunste van HTML5).
Wij kunnen op verzoek uiteraard wel (kosteloos) Java en eventueel Silverlight voor u installeren, als de door u gebruikte websites of applicaties dat vereisen, maar garanderen uiteraard niet dat uw applicaties het ook zullen (blijven) doen, want daarvoor moet u terecht bij de schrijver/ontwikkelaar van de betreffende applicatie.

De PC op afstand in de Basis Werkplek Online maakt zoals gezegd deel uit van een shared AD Domein, wat inhoudt dat u het Domein (mogelijk) deelt met andere gebruikers.
Uiteraard kunnen deze andere gebruikers nooit bij uw bestanden komen, en zeker niet bij uw email.
Bij het gebruik van een Shared Folder zullen alleen u en de collega's waarvan u heeft aangegeven dat zij toestemming hebben bij de gedeelde data/bestanden kunnen komen.
Op aanvraag kunnen wij ook een dedicated AD Domein voor u opzetten of uw bestaande AD Domein migreren naar de Cloud, maar daar zijn doorgaans wel hogere kosten aan verbonden.